5 pasos para escribir documentos de negocios

5 pasos para escribir documentos de negocios | Blog - UTEL

El ejercicio de la redacción requiere de escrutinio y formatos específicos; por norma general tienen como propósito: precisión y claridad, la simplicidad en la lectura es un elemento sumamente valorado ya que esto da pauta a que se termine de leer un texto por completo. Escribir es una actividad compleja cuyas habilidades se van desarrollando con el tiempo.

Dentro del amplio campo que atañe a la escritura, se encuentran la redacción de documentos de negocios, su estructura versa sobre esquemas lineales, omite toda ambigüedad y tienen por objeto comunicar a un destinatario aspectos concernientes a las empresas. Aquí la precisión es una exigencia vital, su metodología implica el dominio de formulismos para cumplir con objetivos concretos.

Son cuantiosos los documentos de negocios existentes en las corporaciones, su listado competería a un escrito a parte, no obstante aquí algunos ejemplos: discursos, informes,  fichas de trabajo, solicitudes, campañas, minutas, acuerdos, fax, cartas a diversos destinatarios, propuestas, contratos, manuales, etc.

A continuación 5 consejos elementales para la redacción de textos empresariales:

1. Conocer el tipo de documento que se solicita. El empleador suele asumir que el trabajador conoce de qué trata cada tipo de archivo y cómo se redacta; la redacción de textos profesionales se aprende desde la formación académica, sin embargo se puede olvidar por el desuso. Para recordarlo es necesario primero buscar la definición, un formato adecuado y finalmente ceñirse al estilo demandado.

2. Conocer la estructura de cada institución. En textos de negocios, la mayoría de las veces no es permisible la innovación, hay que apegarse a los formatos, colocar los sellos institucionales donde deben ir, incluso si se duda al respecto de su forma, es necesario consultarlo antes de actuar unilateralmente. Es válido hacer sugerencias pero no hay que perder la vista que cada empresa tiene una inercia de trabajo que hay que respetar.

3. Dominio absoluto del procesador de textos. Es necesario estar capacitado acerca de las múltiples opciones que ofrecen los programas de escritura, su diseño está hecho para simplificar su uso, sin embargo su desconocimiento propicia que tengamos errores elementales en la hora de redactar y darle una forma específica; hay foros donde es posible resolver dudas, además de la utilización del ícono de ayuda de nuestro propio procesador.

4. Originalidad. Apelar a la creatividad en un texto de negocios es una tarea intrincada, sin embargo el lector lo agradecerá; el empleo de formulismos no es algo pasado de moda sino es un elemento que le dará carácter y formalidad a nuestro escrito.

5. Relee y corrige. El tiempo en ocasiones es un enemigo en las corporaciones, no obstante hay que darse un tiempo para hacer una lectura en voz alta de nuestro escrito y solicitar a otros que lo lean, de este modo si hay errores en la redacción, confusión en los tiempos verbales o errores de sintaxis, fácilmente se podrán corregir. Es mejor entregar un documento bien hecho con demora, que uno incorrecto enseguida.

Escribir correctamente es un ejercicio que sirve para toda la vida, no hay que desestimar eventualmente la posibilidad de incursionar en un taller de lectura y redacción, independientemente de la carrera que se haya estudiado, lo aprendido sumará en pos de nuestro proceso formativo.

Adair Rodríguez
UTEL Editorial


Universidad Mexico